La gestion administrative d’une association implique la conservation de nombreux documents afin de prouver l’existence d’un droit ou d’une obligation.
Les délais de conservation des documents d’une association varient en fonction de la nature des pièces.
Les documents liés à l’existence de l’association
Les documents concernant la création de l’association, tels que les statuts, doivent être conservés pendant toute la durée d’existence de l’association pour garantir la traçabilité et la sécurité des informations.
Durée illimitée :
- La copie de déclaration de l’association déposée en préfecture ;
- Le récépissé de la déclaration ;
- La copie de la demande de publication au Journal officiel (JOAFE) ;
- L’extrait du Journal officiel ;
- Les statuts et les règlements intérieurs modifiés ;
- La liste de tous les dirigeants ;
- Le registre des membres successifs.
Découvrez les conséquences de la dissolution d’une association.
Les documents relatifs au fonctionnement de l’association
Les documents relatifs au fonctionnement de l’association (convocations aux assemblées générales, procès-verbaux, etc.) doivent être conservés au minimum 5 ans, pour justifier le bon déroulement des activités en cas de contrôle.
La responsabilité du dirigeant de l’association peut être engagée.
Durée de 5 ans :
- Les convocations aux assemblées générales, les feuilles d’émargement et les pouvoirs ;
- Les procès-verbaux d’assemblée ;
- Les bilans d’activités ;
- Les rapports du commissaire aux comptes.
Les documents comptables, financiers et fiscaux
- Durée de 10 ans :
Les documents comptables et financiers sont incontournables. Ils sont fonction de l’activité, de la taille et du mode de financement de l’association. Ils concernent les livres comptables, les comptes annuels ainsi que toutes les pièces justificatives (factures, relevés bancaires, etc.).
- Durée de 6 ans :
Les documents fiscaux (Ex. Reçus fiscaux) permettent de justifier les créances dues ou non aux services fiscaux.
Une copie des documents du livre des procédures fiscales simplifiera les contrôles fiscaux.
Les documents relatifs au personnel
Une association qui emploie du personnel doit conserver tous les documents relatifs aux salariés pendant les durées fixées par le Code du travail ou le Code civil.
Les documents relatifs aux charges sociales doivent, quant à eux, être conservés pendant 3 ans.
Les durées variables :
- 5 ans : les bulletins de paie (copie papier ou électronique) ;
- 5 ans après le départ du salarié : le registre unique du personnel ;
- 5 ans : les documents relatifs aux contrats de travail, salaires, primes, soldes de tout compte, régimes de retraite, etc. ;
- 5 ans : les déclarations d’accident du travail ;
- 3 ans : les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires ;
- 1 an : la comptabilisation des horaires des salariés, astreintes et compensations.
Les documents liés aux locaux de l’association
Les documents concernant les locaux de l’association, tels que les contrats de bail, d’assurance ou les quittances de loyer, doivent être conservés pendant la durée du contrat + 2 ans.
Les factures d’eau, de gaz et d’électricité doivent être conservées 5 ans. En revanche, 1 an de conservation suffira pour les factures de téléphonie et d’internet.
Conservation des archives de l’association
Même si une association n’a pas l’obligation légale de déposer ses archives aux archives municipales ou départementales, il est recommandé de proposer les documents qui présentent un intérêt historique à ces institutions.
Ces services des communes et départements se chargent de leur conservation et de leur valorisation.
En résumé, le respect des délais de conservation des documents d’une association garantit la transparence et la conformité aux lois en vigueur.
Nos experts-comptables spécialisés dans la gestion des associations peuvent vous aider.
