Trois grandes étapes doivent être respectées :
1. Vérifier la nationalité de la personne dont l’embauche est envisagée.
Les ressortissants de la plupart des pays européens peuvent travailler en France sans autorisation de travail dans la mesure où ils disposent d’une carte nationale d’identité ou d’un passeport en cours de validité : Allemagne, Andorre, Autriche, Bulgarie, Belgique, Chypre, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, Grèce, Hongrie, Irlande, Islande, Italie, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie, Luxembourg, Malte, Monaco, Norvège, Pays bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Royaume-uni, Slovaquie, Slovénie, Suède, Suisse, Saint-Marin.
Les ressortissants des autres pays ne peuvent travailler que s’ils disposent d’un titre de séjour valant autorisation de travail. L’employeur doit s’assurer de l’existence et de la validité de ce titre ; il est souhaitable d’en conserver une copie et l’annexer au registre du personnel.
- Un titre de séjour sur le territoire français ne vaut pas nécessairement autorisation de travail,
- Certains titres autorisent la personne de nationalité étrangère à travailler mais sous certaines conditions ; ainsi un étranger qui possède un titre de séjour lié à son statut d’étudiant ne peut travailler que de façon accessoire, c’est-à-dire qu’il ne pourra en aucun cas dépasser 964 heures de travail par an, ou plus précisément par période de validité de son titre de séjour.
2. Procéder à la déclaration préalable d’embauche du salarié étranger à la Préfecture
Le but de cette démarche est de s’assurer de l’authenticité du titre.
Cette déclaration doit :
- Etre écrite idéalement,
- Etre adressée en recommandé avec accusé de réception ou par courriel, 2 jours ouvrables avant la date d’embauche ou par télécopie,
- Préciser la nature de l’emploi, la durée du contrat, le nombre d’heures de travail annuel, la date d’embauche,
- Etre accompagnée d’une copie recto-verso du titre de séjour et de l’autorisation de travail.
A compter de la réception de cette déclaration, le Préfet dispose de deux jours ouvrables pour vous répondre ; à défaut de réponse, l’employeur est réputé avoir accompli son obligation de s’assurer de l’existence de l’autorisation de travail. En pratique, plus tôt vous vous assurerez de la validité du titre de séjour, mieux ce sera.
Attention, une taxe à l’OFII (Office Français de l’Immigration et de l’Intégration) peut également être due par l’employeur qui embauche un travailleur étranger, notamment lors de la première entrée en France de cet étranger ou lors de la délivrance à cet étranger de sa première autorisation de travail. Le montant de cette taxe varie. Pour plus d’informations, voir le site www.ofii.fr
3. Respecter les formalités d’embauche classiques
En pratique, faire la DUE en temps et en heure et transmettre au salarié son contrat de travail dans les 48 heures de l’embauche, sans omettre la visite obligatoire auprès de la Médecine du Travail avant expiration de la période d’essai.
A défaut du respect de ces 3 étapes, les sanctions peuvent être très lourdes pour l’employeur, même de bonne foi : assimilation à du travail clandestin avec une sanction sous forme d’amende pouvant aller jusqu’à 15 000 euros et/ou un emprisonnement pouvant aller jusqu’à cinq ans.
L’envoi d’une télécopie en amont à la Préfecture est donc largement préférable !
