Frais de voyage et de déplacement

Les frais de voyages et de déplacements sont des dépenses déductibles du résultat des entreprises. Pour être déductibles ces frais doivent avoir un caractère professionnel et être appuyés de justificatifs : factures, notes, listes, agenda….

Utilisation d’un véhicule pris en charge par l’entreprise

L’utilisation d’un véhicule utilitaire ne pose a priori aucun problème de justification. Il est en règle générale comptabilisé au bilan de l’entreprise et la déductibilité de l’ensemble des frais d’utilisation et d’amortissement n’est pas limitée (si l’usage est intégralement professionnel). Des règles plus complexes encadrent l’utilisation d’un véhicule de tourisme.

1° Taxes sur les véhicules de tourisme

Les sociétés doivent payer une taxe annuelle, liée au caractère plus ou moins polluant des véhicules. La taxe est en effet proportionnelle au taux d’émission de dioxyde de carbone Si la société est soumise à l'impôt sur les sociétés (IS) la taxe n’est pas déductible. Cette taxe est due même si le véhicule est en crédit bail ou en location longue durée. Exemple : dans une SARL à l’IS, un véhicule émettant 170g/km la taxe sera taxé à 2550 € ce qui reviendra avec la non déductibilité à une taxation réelle annuelle de : 3400 €

2° Limitation des amortissements des véhicules de tourisme

La déduction de l'amortissement est limitée à 9 900 € pour les véhicules les plus polluants (taux supérieur à 200 g/km). Pour les autres véhicules, le plafond est fixé à 18 300 € Si le véhicule est en crédit bail ou en location longue durée, la limitation s’applique proportionnellement à la part d’amortissement dans le montant total de la location. Exemple : le montant de l’IS supplémentaire pour un véhicule émettant 170g/km, dont le prix d’acquisition est de 35.000 € et est amorti sur 4 ans sera de : 1392 € 3° Avantage en nature imposable pour l’utilisation personnelle du véhicule. L’utilisation personnelle d’un véhicule mis à la disposition des dirigeants ou des salariés est un avantage en nature qui doit entrer dans les bases d’imposition et de calcul des charges sociales. Conclusion Le surcoût fiscal de la prise en charge des véhicules de tourisme est très important. Il conduit la plupart des entreprises à adopter le plus souvent un autre mode de comptabilisation.

Utilisation d’un véhicule personnel dans un cadre professionnel

1° Société Les frais de déplacements, remboursés aux dirigeants et aux salariés pour l'utilisation professionnelle de leur véhicule personnel, sont déductibles des résultats des sociétés sous réserve de la justification du kilométrage parcouru à titre professionnel. Ces frais peuvent être comptabilisés pour le montant réel, ou selon le barème kilométrique fourni tous les ans par l'administration. C’est cette dernière solution qui est très largement utilisée. Les dépenses non couvertes par le barème kilométrique tels que : frais de garage, de stationnement ou de péage, sont également déductibles (sur justificatifs). Conclusion L’utilisation du barème kilométrique est une solution très simple sans surcoût fiscal ou social. Le nombre de kms effectués n‘est que très rarement remis en cause par l’administration. Cela peut être le cas uniquement si une liste précise et justifiée des déplacements effectués n’est pas fournie, ou si le nombre de kms déduits dépassent ceux réellement constatées sur le compteur kilométrique. 2° Entreprise individuelle Les entrepreneurs individuels (BIC) ne peuvent pas faire application du barème kilométrique. Mais, même si le véhicule n'est pas inscrit à l'actif, la quote-part de frais directement liée à une utilisation professionnelle (prime d'assurance, entretien et réparation, essence et carburant) est déductible. Les frais de déplacement de l'exploitant de son domicile à son lieu de travail, lorsque cette distance n'excède pas 40 kilomètres, sont toujours déductibles. Au-delà de 40 kms la déduction suppose que l'exploitant justifie l'éloignement par des circonstances particulières. Les petites entreprises peuvent opter pour la comptabilité super-simplifiée (bilan<1 M€, CA< à 2 M€ et effectif <20 salaries). Dans ce cadre elles peuvent évaluer de façon forfaitaire selon un barème fourni par l’administration les dépenses de carburant consommé lors des déplacements professionnels ​