La CNIL publie un référentiel des durées de conservation des données RH

Combien de temps faut-il garder un bulletin de paie, un contrat de travail ou les pièces d'un dossier de recrutement ? Pour aider les employeurs à y voir plus clair, la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) vient de mettre en ligne un référentiel dédié à la conservation des données « ressources humaines ». Élaboré avec le concours de réseaux professionnels et d'associations de différents secteurs (public et privé), ce document s'adresse en priorité aux délégués à la protection des données, aux référents RGPD ainsi qu'aux équipes ressources humaines et systèmes d'information.

Un outil pratique au service de la conformité RGPD

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est un texte réglementaire européen qui vise à harmoniser les règles de traitement des données à caractère personnel dans toute l’Union européenne. Il impose à tous les professionnels un strict encadrement du traitement des données, quels que soient leur secteur et leur taille.

Les ressources humaines, qui traitent par nature un grand nombre de données personnelles doivent être particulièrement attentives quant ’au respect du RGPD. La formation des équipes sur ce sujet est particulièrement importante.

Ce référentiel couvre les traitements les plus fréquents opérés dans le cadre de la gestion des ressources humaines. Il aborde notamment :

• Le recrutement et l'intégration des nouveaux collaborateurs ;
• La gestion des rémunérations, ainsi que des charges sociales et des cotisations sociales ;
• L'attribution et le suivi des véhicules professionnels ;
• Les relations avec les instances représentatives, dont le comité social et économique ;
• Le traitement des accidents du travail ;
• Les procédures contentieuses et les éventuelles sanctions disciplinaires.

Pour chaque catégorie, le document précise les durées applicables, qu'il s'agisse de la durée active, de l'archivage intermédiaire ou de l'archivage électronique à plus long terme. À titre d'exemple, certaines mentions figurant dans le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans après le départ du salarié, conformément aux exigences du Code du travail.

Un référentiel indicatif mais structurant

La CNIL rappelle que ce guide n'a pas de caractère obligatoire en soi. Son objectif est avant tout de faciliter la recherche d'informations sur la durée appropriée de conservation de chaque traitement et de sécuriser les pratiques internes en matière de protection des données. Pour autant, certaines durées listées découlent directement de textes législatifs ou réglementaires : elles s'imposent donc aux employeurs, qu'il s'agisse d'un bulletin de salaire, d'un contrat de travail ou de documents liés à la Sécurité sociale.

L'autorité souligne également que le référentiel ne prétend pas à l'exhaustivité. Certains secteurs d'activité sont soumis à des règles spécifiques (Code général des impôts, Code de la route, Code de la sécurité intérieure, etc.), qui peuvent imposer des délais distincts. Les employeurs concernés devront donc compléter ce socle commun par les obligations propres à leur branche, notamment lors des opérations de vérification et de contrôle.

Quelques précisions utiles

Les durées sont exprimées en mois dans le document, mais elles peuvent aisément être converties en jours afin d'être paramétrées dans les logiciels de gestion RH. Ce détail facilite l'application opérationnelle, en particulier dans les systèmes assurant la conservation des documents RH de manière automatisée.

Au-delà de la simple mise en conformité, ce référentiel constitue une opportunité pour les entreprises de rationaliser leur gestion des données personnelles, de limiter les risques juridiques et de renforcer la confiance des salariés dans le traitement de leurs informations.

Le référentiel est téléchargeable directement sur le site de la CNIL.

Les spécialistes de la gestion des ressources humaines et de la paie du réseau TYLS vous informent et vous aident à sécuriser vos relations sociales.