Une entreprise ayant conclu un contrat de prévoyance, couvrant notamment le risque décès pour ses salariés (exemple : capital décès), doit respecter les formalités suivantes :
Remise contre décharge de la décision unilatérale de l’employeur, appelée DUE, en cas de mise en place volontaire du régime de prévoyance par le chef d’entreprise par une décision unilatérale écrite.
Remise du bulletin d’affiliation au salarié dès son arrivée, puis envoi du bulletin complété, sans délai, par l’entreprise à son assureur.
Remise contre décharge de la notice d’information au salarié dès son embauche, cette notice d’information détaillant les garanties de prévoyance souscrites par l’entreprise est établie par l’assureur.
Remise de la notice d’information au salarié à chaque nouvelle mise à jour adressée par l’assureur et au moins 3 mois avant la mise en place des nouveautés.
Information écrite, et contre décharge une fois par an, du salarié par l’employeur afin de l’inviter à mettre à jour le nom des ayants droits indiqués sur le bulletin d’adhésion en cas de changement dans sa situation personnelle (exemple : célibataire sans enfant, marié avec enfants). Cette information est importante en cas de capital décès par exemple.
NB : en cas de sinistre, le défaut d’information du salarié par l’employeur engage sa responsabilité. Il sera alors tenu de prendre en charge personnellement et financièrement le risque.
Exemple : le contrat de prévoyance ne prévoit pas le versement du capital décès en cas de pratique de certains sports (deltaplane).
Suite au décès du salarié dans un accident de deltaplane, le bénéficiaire pourra réclamer le versement du capital à l’employeur si ce dernier ne peut pas apporter la preuve que le salarié avait été informé de cette exclusion. Il sera alors contraint de verser le capital à l’ayant droit. Et l’assureur pourra refuser la prise en charge du capital en raison de l’exclusion contractuelle.
Remise au salarié lors de son départ de la notice rédigée par l’assureur et du bulletin d’acceptation ou de refus pour l’informer du maintien éventuel de ses droits à prévoyance pendant 9 mois au maximum dans le cadre de la portabilité, puis formalisation de la décision du salarié concernant ses droits à portabilité (refus ou acceptation) car le silence du salarié vaut acceptation.
En cas de silence du salarié au-delà des 10 jours suivants la date de cessation du contrat, l’entreprise doit l’inviter par lettre recommandée avec AR à retourner le bulletin d’acceptation accompagné d’une confirmation de prise en charge par Pôle Emploi.
