La tenue d’une caisse dans les salons de coiffure et d’esthétique est une nécessité économique, comptable mais également fiscale. L’absence de caisse ou une caisse incohérente, voire négative, peut en effet avoir des conséquences fiscales dramatiques.
Des salons de plus en plus nombreux s’équipent de logiciels de gestion de clientèle, appelés couramment « logiciels de caisse ».
L’administration vient de préciser récemment (28/05/2014) les obligations qui incombent aux éditeurs afin de faciliter les vérifications et recoupements d’informations dans le cadre de la lutte contre les systèmes de caisse à caractère frauduleux (loi du 6/12/2013).
Justification des ventes et prestations encaissées immédiatement
Les salons de coiffure ont la possibilité de ne comptabiliser que les encaissements. Mais il est indispensable de conserver la trace des prestations et des ventes afin de permettre un recoupement avec les encaissements.
En effet, la totalisation en fin de journée des recettes sur un registre ou sur un tableau ne suffit pas et il est nécessaire de conserver le détail des opérations.
Les logiciels de caisse répondent parfaitement à l’obligation de fournir le détail des encaissements des opérations réalisées car ils le conservent dans leur base de données. Et c’est justement cette possibilité de recoupement sans manipulation que l’administration vient de renforcer.
Encaissement en espèces ou par chèque et carte
Les encaissements se font de moins en moins en espèces et plus régulièrement par chèque et par carte bancaire. L’administration fiscale a permis que le solde de caisse englobe à la fois tous les modes de paiement : espèces, chèques, cartes (et autres tickets et titres de paiement).
En pratique :
- Les dépenses payées en espèces doivent être constatées sur la caisse (et celles par chèque sur la banque)
- Tous les mouvements de fonds : remises en banque, retraits et apports, doivent être distingués à la fois sur la caisse et sur la banque.
- Le solde de caisse inclut les espèces, chèques et cartes.
L’obligation du solde de caisse journalier
Il est obligatoire de calculer le solde journalier de caisse et de le vérifier avec le total des espèces, chèques et cartes non encore déposés en banque.
Les logiciels de caisse ne sont pas des logiciels comptables et ils ne produisent pas nécessairement un solde journalier obligatoire de la caisse. En effet ces logiciels peuvent difficilement recouper les remises en espèces, chèques et cartes constatées sur la banque.
Rappel : Une caisse ne peut pas avoir un solde négatif car contrairement à une banque, la caisse ne peut pas avoir de « découvert ». Il est en effet impossible de constater plus de sorties d’argent que d’entrées.
Le journal de caisse
En l’absence de logiciel de caisse (ou de calcul automatique du solde journalier), les totaux des encaissements, des remises en banques, des paiements en espèces doivent être ressaisis sur un journal comptable, souvent appelé brouillard de caisse, afin de calculer le solde journalier. Quelques rares logiciels comptables sur internet permettent (sans formation comptable préalable) aux chefs d’entreprise une saisie rapide des informations journalières obligatoires et un calcul automatique du solde journalier.
Conclusion
Dans le cas de caisses incohérentes les conséquences fiscales sont extrêmement pénalisantes :
« Les inscriptions du livre de caisse ne reflètent pas, dans cette situation, la réalité, et ainsi les bilans se trouvent faussés ; cette situation, en l’absence même de tout détournement ou irrégularité dans les comptes sociaux, suffit à caractériser le délit de présentation de bilan fictif ». L’utilisation d’un logiciel de caisse facilite la saisie détaillée des encaissements journaliers tout en donnant des éléments importants sur le pilotage du salon. Il serait largement souhaitable que les logiciels comptables et les logiciels de caisse puissent échanger facilement les données afin d’éviter les problèmes et sortir automatiquement des soldes journaliers obligatoires.
