Heures supplémentaires : comment sécuriser qu’elles ont été réalisées à la demande de l’employeur ?

Lorsque la durée de travail d'un salarié dépasse la durée légale de travail (35 heures par semaine ou 1 607 heures par an), ces heures additionnelles doivent en principe lui être réglées avec les majorations prévues. Encore faut-il qu'elles aient été demandées par l'employeur ou réalisées avec son accord, même implicite. Une récente décision de la Cour de cassation vient rappeler l'importance, pour les entreprises, de mettre en place un dispositif rigoureux de suivi afin d'anticiper tout litige relatif à l'existence de ces heures de travail supplémentaires.

Un contentieux autour d'heures non validées par la hiérarchie

L'affaire concerne une chef de service employée par une association, dont le contrat à durée déterminée n'avait pas été renouvelé. Après la rupture des relations contractuelles, elle a saisi le Conseil des prud'hommes pour réclamer notamment le paiement d'environ 2 000 € au titre d'heures supplémentaires non rémunérées, ainsi que les congés payés afférents.

Pour étayer sa demande, la salariée présentait des éléments sous forme d'un tableau synthétique détaillant ses journées de travail sur une période de deux mois. Elle versait également au dossier l'attestation d'un collègue témoignant de sa surcharge de travail.

L'employeur, de son côté, contestait toute obligation de paiement : selon lui, ces heures n'avaient été ni commandées ni autorisées. Une note interne intitulée « Procédure concernant la gestion des heures supplémentaires et complémentaires » imposait en effet une validation préalable par le supérieur hiérarchique, démarche que la salariée n'avait jamais effectuée.

La position des juges : l'accord implicite doit être démontré

Tant la Cour d'appel d'Agen que la Cour de cassation dans son arrêt du 7 janvier 2026 ont donné raison à l'employeur. Les magistrats ont retenu que la salariée avait eu connaissance de la note soumettant l’accomplissement des heures supplémentaires à la validation du supérieur hiérarchique et qu'elle n'apportait aucun élément permettant d'établir un accord implicite de son employeur quant à la réalisation de ces heures. Sa demande a donc été écartée.

Comment fonctionne la charge de la preuve en matière d'heures supplémentaires ?

L’article L.3171-4 du Code du travail organise un régime procédural équilibré. En cas de litige relatif à l'existence ou au nombre d'heures effectuées, il revient au salarié de présenter des éléments suffisamment précis sur les horaires effectivement réalisés, afin de permettre à l'employeur, qui assure le contrôle des heures de travail effectuées, d'y répondre utilement en produisant ses propres éléments. C'est sur cette base contradictoire que le juge forme sa conviction.

Concrètement, la preuve des heures supplémentaires repose sur un dialogue documentaire :

• Le salarié doit produire un décompte cohérent (tableaux, agendas, courriels horodatés, relevés de connexion) précisant l'amplitude horaire travaillée ainsi que le nombre d'heures réalisé ;
• L'employeur doit, à son tour, justifier les horaires effectivement réalisés grâce à ses propres outils de suivi (badgeuse, logiciel de pointage, plannings, validation hiérarchique).

Si l'employeur ne dispose d'aucun mécanisme de contrôle, il risque de se trouver démuni face à un salarié qui apporte des éléments crédibles, même imparfaits.

Quels dispositifs mettre en place dans l'entreprise ?

Pour anticiper tout cas de litige, l'employeur a tout intérêt à formaliser une procédure claire et opposable. Plusieurs bonnes pratiques peuvent être envisagées :

• Rédiger une note de service exigeant l'autorisation préalable du responsable hiérarchique avant toute heure supplémentaire ;
• Déployer un outil de mesure des heures de travail effectuées (système de pointage électronique, application de suivi) afin de permettre à l'employeur de répondre efficacement en cas de contestation ;
• Diffuser largement la procédure auprès des équipes et conserver une preuve de sa communication ;
• Réagir rapidement si un salarié dépasse régulièrement ses horaires sans autorisation, pour éviter de laisser s'installer une situation pouvant être interprétée comme un accord implicite ;
• Conserver l’ensemble des éléments de preuve pendant toute la durée de la prescription.

L'enseignement de la décision de la Cour de cassation est limpide : un cadre interne précis et connu de tous constitue un rempart efficace contre les demandes de rappel de salaire fondées sur l'existence d'heures supplémentaires non validées. À défaut, l'employeur s'expose à devoir régler des heures dont il n'a jamais sollicité l'accomplissement.

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