Il y a un an, la loi de finances pour 2025 avait mis fin à l’auto-certification des logiciels de caisse par leur éditeur. Dès cette loi promulguée, une actualité du Bulletin officiel des finances publiques (BOFIP) du 16 avril 2025 avait accordé un délai jusqu’au 28 février 2026 pour se mettre en conformité. Une seconde actualité BOFIP du 1er octobre 2025 était venu allonger ce délai jusqu’au 31 août 2026.
Considérant, d’une part que la certification par un organisme accrédité imposait aux entreprises des coûts particulièrement élevés et, d’autre part que les contrôles menés par l’administration fiscale démontrent que la fraude directement imputable aux logiciels auto-attestés est marginale, l’article 125 de la loi de finances pour 2026 rétablit la possibilité pour les professionnels utilisant un logiciel de caisse d’utiliser une attestation individuelle émise par l’éditeur de leur logiciel de caisse.
Qui est concerné par l’obligation de certification ?
Rappelons tout d’abord que la loi n’impose pas aux professionnels d’utiliser un logiciel ou un système de caisse. Les commerçants peuvent tenir un livre de caisse manuel dans les conditions fixées au 3° du I de l’article 286 du Code général des impôts (CGI).
Un logiciel ou système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse, laquelle consiste à mémoriser et à enregistrer extra-comptablement les paiements reçus en contrepartie d’une vente de marchandises ou d’une prestation de services. C’est-à-dire que le paiement enregistré ne génère pas concomitamment, automatiquement et obligatoirement la passation d’une écriture comptable.
Dès lors qu’ils utilisent un logiciel ou un système de caisse pour enregistrer leurs opérations, les professionnels assujettis à la TVA, qui ont parmi leurs clients des particuliers qui ne donnent pas lieu à l’émission d’une facture, doivent satisfaire aux obligations qu’impose son utilisation.
Quelles conditions doit respecter un logiciel ou système de caisse ?
Ils doivent satisfaire les 4 conditions suivantes :
· L’inaltérabilité des données : le logiciel ou système de caisse doit enregistrer toutes les données relatives aux règlements, les conserver sans qu’elles ne puissent être altérées ;
· La sécurisation des données : le logiciel ou système de caisse doit sécuriser les données d’origine, les données de modifications enregistrées et les données permettant la production des pièces justificatives émises (note, ticket, …) ;
· La conservation des données : le logiciel ou système de caisse doit conserver les données en ligne. Il doit permettre le calcul et l’enregistrement des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables dans le cadre de clôtures journalière, mensuelle et annuelle ;
· L’archivage des données : le logiciel ou système de caisse doit archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie, au maximum annuelle ou par exercice, dans le but de figer les données et de donner date certaine aux données archivées. La procédure d’archivage doit prévoir un dispositif technique garantissant l’intégrité dans le temps des archives produites et leur conformité aux données initiales de règlement à partir desquelles elles sont créées.
Le respect de ces conditions peut donc maintenant être certifié :
· Soit par un certificat délivré par un organisme accrédité ;
· Soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel ou système de caisse, conforme à un modèle fixé par l’administration fiscale.
Quelles conséquences en cas de non-conformité ?
L’administration fiscale peut demander la communication de l’attestation ou du certificat dans le cadre d’une vérification de comptabilité. Mais elle dispose également d’un droit de contrôle inopiné lui permettant d’intervenir dans les locaux professionnels d’un assujetti à la TVA qui utilise un logiciel ou un système de caisse pour vérifier qu’il détient bien un de ces documents.
Si l’entreprise ne détient pas un de ces deux documents, elle dressera un procès-verbal. Une amende de 7 500 euros, par logiciel ou système de caisse concerné, est encourue. Toutefois, l’amende n’est pas appliquée si l’entreprise fournit le certificat ou l’attestation dans un délai de 30 jours.
Lorsque l’amende est appliquée, l’assujetti dispose d’un délai de 60 jours pour se mettre en conformité. Passé ce délai, l’assujetti est à nouveau passible d’une amende de 7 500 euros par unité de logiciel ou de système de caisse utilisé conformément à l’article 1770 duodecies du CGI.
Les experts-comptables du réseau TYLS vous informent et vous assistent dans la mise en conformité de votre organisation comptable.
